人事評価業務における脱Excel~第2回「人事評価システムに求められる機能」

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前回「Excelによる人事評価管理の課題」では、Excelによる人事評価管理の課題を、人事担当者、マネージャ、一般社員それぞれの立場から解説しました。

第2回の今回は、これらの課題を解決するために必要となる人事評価システムの機能について解説します。

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最初に、Excelによる人事評価管理での4つの課題とその解決に必要となる機能を解説します。

ファイル管理

Excelによる人事評価管理では、データが事業部・部単位・拠点単位に分割されますので、データのやり取りも、ファイルをメールに添付してデータをやり取りしたり、ファイルサーバー上で管理するといった煩雑なものになります。

したがって、人事評価システムでは、すべてのデータを1つのデータベースに格納し、組織や役割に応じたアクセス権限を設定する必要があります。

そうすることで、すべての人事担当者、マネージャ、社員がそれぞれの権限に応じた範囲の最新のデータを参照できるようになります。

進捗管理

Excelによる人事評価管理では、人事評価のプロセスが進んでいる間、進捗状況を把握する仕組みがないため、メールやファイルのやり取りといった1対1のコミュニケーションに頼るしかありません。

したがって、人事評価システムでは、評価データの入力や更新をデータベースに対して直接行うことで、入力や更新の発生を自動的に検知し、つねに最新の状況が把握できるようにしておく必要があります

。そうすることで、人事担当者がマネージャに、マネージャが社員にメールで進捗を確認するといった作業は必要がなくなります。

履歴管理

Excelによる人事評価管理では、人事異動や年度ごとの更新により、同じ社員の評価データが複数のファイルに分散されてしまいます。

したがって、人事評価システムでは、評価情報をデータベースで一元管理し、時系列にデータを並べ替えたうえで、情報を参照できるようにする必要があります。

そうすることで、例えば、特定の社員の評価が過去どのように推移しているかを調べたり、あるいは、時系列で社員のスキルが向上しているのかどうかを把握することができるようになります。

集計評価

Excelによる人事評価管理では、データが複数のExcelファイルにまたがって存在するため、集計作業が煩雑でミスが起こりやすくなります。

したがって、人事評価システムでは、評価情報をデータベースで一元管理し、手作業によらず自動的に評価データの集計が行えるようにする必要があります。

そうすることで、単純な集計ミスを防ぐことができようになるだけではなく、部門間の評価データを比較して偏りや矛盾などがないかどうかを簡単に確認できるようになります。

最新の人事評価システムとは

以上のことから、人事評価システムに求められる機能の最大のポイントはデータベースによる情報の一元管理であることがわかります。

このような人事評価情報の一元管理を実現するシステムの中で最新のものがタレントマネジメントシステムです。

タレントマネジメントシステムにおいては、一元管理される情報に評価データ以外の経歴、スキル、資格、研修などのデータを追加することで、人材検索、スキル分析、職種・等級ごとの人材分布の把握が可能になっています。

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次回は、このタレントマネジメントシステムの導入により、Excelによる人事評価管理の課題を解決した事例について解説します。

連載記事

第1回「Excelによる人事評価管理の課題

第3回「タレントマネジメントシステム導入による脱Excel事例

第4回「人事評価からタレントマネジメントへ

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