人事評価業務における脱Excel~第1回「Excelによる人事評価管理の課題」

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多くの企業では、いまだにExcelを使った人事評価が行われていますが、管理が煩雑でミスも多く、多大な工数が使われる結果を招いています。

このコラムでは、このようなExcelに依存した人事評価から脱却する方法について説明します。

第1回の今回は、Excelによる人事評価管理の課題を、人事担当者、マネージャ、一般社員それぞれの立場から解説します。

20180315-03

人事担当者(管理者)の課題

管理者としての人事担当者が最初に直面する課題はファイル管理です。

すべてのデータを1つのExcelファイルに入れることはできませんから、事業部・部単位・拠点単位に分割してファイルを管理しなければなりませんし、データのやり取りも、ファイルをメールに添付したり、ファイルサーバー上に置いたりするのは、とても煩雑です。

2つ目の課題は進捗管理です。

Excelによる人事評価管理では、人事評価のプロセスが進んでいる間、進捗状況を把握する仕組みがありません。返信のないマネージャに催促メールを個別に送るといった作業をするのはとても非効率です。

3つ目の課題は履歴管理です。

Excelによる人事評価管理では、人事異動や年度ごとの更新により、同じ社員の評価データが複数のファイルに分散されてしまいますので、例えば、時系列で社員のスキルが向上しているのかどうかを把握したい場合に、都度データを集めて時系列に並べる作業が発生してしまいます。

4つ目の課題は評価集計です。

複数のExcelファイルにまたがったデータをまとめて集計するためには、わざわざ別の集計用ファイルにまとめて計算する必要がありますし、事業部・部単位内での相対評価などに齟齬がないかを確認するのは大変です。

マネージャ(評価者)の課題

評価者としてのマネージャが直面する課題は、人事担当者とよく似ています。

マネージャは定期的に複数の部下を評価しますから、部下ごと・半期ごとに作成されるファイルの管理が煩雑で、メールでのやり取りを行ううちにどれが最新版のファイルからわからなくなるといったことが起こります。

進捗管理についても、部下とのやり取りにおいてメールによる催促を行うなど、非効率さは人事担当者と同様です。

以前から評価してきた部下だけならともかく、異動者してきた新しい部下については、過去の評価がわからないと、一貫性のある人事評価はできません。

しかし、過去のデータを入手することは簡単でなく、入手できたとしても単に評点のみの定量的なデータだけで、本当に見たい以前の評価者のコメントといった定性的なデータは含まれていないケースがほとんどです。

一般社員(被評価者)の課題

人事担当者やマネージャほどではないにせよ、評価される立場の一般社員についても、課題は発生します。

評価の過程において発生するファイルのやり取りは、面倒で、最新版のファイルがわからなくなるといった問題が起こります。

履歴管理についても同様です。自分自身が都度データを入手、保存し時系列にまとめておかない限り、過去の評価がわからず、同じような目標設定を繰り返してしまったり、自分自身がスキルアップできているかを確認することができなかったりします。

このように、Excelによる人事評価管理には多くの課題があり、人事担当者(管理者)、マネージャ(評価者)、一般社員(被評価者)のそれぞれに多大な工数がかかり、遅延やミスが出やすく、データを活かしたマネジメントも実現できないということになります。

次回は、このような課題を解決するために必要となる「人事評価システムに求められる機能」について解説します。

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第2回「人事評価システムに求められる機能

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